实物档案是我校师生员工在学校教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的物品，它与纸质、声像等其他载体的档案一样，是学校广大师生员工辛勤劳动的结晶，是学校各项活动真实、形象的记录。它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵史料，也是学校对广大师生员工进行教育，对外交流的窗口之一。

为了将具有保存价值的实物能够完整、准确、系统地归档保存，更好地向全校师生以及社会提供利用，使已归档的实物档案能反映学校各项重大活动的面貌，特对实物档案的归档范围和归档办法作如下规定：

一、归档范围

（一）上级领导来校视察、指导工作的题词、赠言手迹。

（二）在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国外友人的题词、赠言及签名簿。

    （三）我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖章、奖状及荣誉证书。

（四）兄弟单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

    （五）国际友人和校友赠送给我校的礼品、纪念品。

    （六）学校不同时期的证件和徽章，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

（七）学校师生员工勤工俭学的各种制作实物及模型。   

 二、归档要求

    实物档案的归档必须完整、准确、系统，各有关单位应及时将反映学校性质的重大活动和重大事件的实物档案向校档案馆移交。

    （一）凡属上级领导来校活动产生的实物档案由校办归口，在形成后三个月内向校档案馆归档。归档时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点、人物等。

    （二）反映学校及校际间各项活动的实物档案，由各职能部门归口，在形成半年后向校档案馆归档。

    （三）反映学校外事活动的实物档案由外事处归口，在形成后半年内向校档案馆归档。

    （四）反映个人活动的重要实物档案，随时向校档案馆移交。

    三、实物档案的保管

    （一）学校的实物档案，一律由校档案馆集中统一管理。

    （二〕实物档案由校档案馆登记、编目后，集中存放在校档案馆。

    （三）校史馆应做到防水、防强光、防尘、防盗、防潮、防高温、防虫等，珍贵纪念品应放在专用陈列柜内。

    四、实物档案的开放利用

    （一）校档案馆建立实物档案管理、开放利用制度，利用实物档案需严格审批手续，实物档案一般不外借。

    （二）校档案馆要根据需要，编制必要的档案检索工具，以便查找利用。

    （三）实物档案的开放利用一般按校史陈列室的有关规定执行。

（四）为保证实物档案收集完整、齐全，各部、处、院（系）、所负责档案工作的人员要协助校档案馆做好有关收集、归档工作。