汉口学院文书材料归档制度
日期:2021-03-26  作者:  浏览量:253

一、务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数齐全完整。

二、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷)编目归档。

三、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

四、按年度归档的档案(如文书、会议……档案等),跨年度的请示与批复一并归入复文件,没有复文的请示归入请示年;跨年度的规划归入针对的第一年;跨年度的会议文件归入会议开幕年;非诉讼案材料,归入结案年。

五、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;非诉论案件卷,结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

六、卷内文件,应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即:装订的卷,在有文字的每页文件的下面右上角,背面左上角编全卷文件统一的顺序页号;不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填上顺序件号;图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

七、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值,均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

(一)填写目录时,不得随便改变和简化文件题名(即标题);

(二)对没有题名或题名(如通知)不能反映文件实质内容的文件,应根据文件内容予以拟制;

(三)对没有责任者(即作者),年、月、日的文件,要考证清楚,补齐后填入有关项内;

(四)会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容;

(五)填写卷内文件目录的字迹要工整;

(六)填写卷内文件的情况说明,应逐项填写在备考表内。无需说明的卷,亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上;

(七)卷内文件目录置于卷首,备考表置于卷尾。

八、凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。

九、凡归档的文件、材料,均须装订。凡装订的案卷,须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾,卷内文件依预先后排列的顺序理齐,做到右、下侧齐整;采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订;凡不装订的案卷,应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

十、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等,必须符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要求填写清楚。

十一、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容,一般应由卷内文件的负责者(即作者)、内容和名称等部门组成,对责任者简称的使用,要通俗易懂,保持一致。

 十二、档案借阅按《档案借阅制度》执行。

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