本馆所藏的全部档案，是反映我校教学、科研、党政管理以及其他各项活动的历史记录。加强档案的科学管理，保证档案的完整与安全，并积极开发档案信息资源，是档案管理工作的根本目的和任务。为此，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，制订本办法：

一、本校工作人员因工作需要，查阅本部门已公开的档案材料，需携带本人有效证件和《档案借阅申请表》，可到本馆查阅利用。

二、查阅其他部门的档案，持部门负责人签字盖章的《档案借阅申请表》，须经归档单位负责人批准，必要时报请分管校领导审查批准，方可查阅。

三、查阅校党委会议记录和校长办公会议记录，应由本单位负责人提出查阅报告，重要的须经主管书记、校长批准，并选派政治素质好的人员，限制性的查阅相关内容。

四、科研课题档案，一般只限于本课题组人员利用。本校其他人员和外单位查阅，应由课题组负责人签署意见，并经科研处负责人和档案馆馆长同意，必要时报请主管校长审查批准。

五、查阅档案应详细填写查阅目的、范围及内容。为保证档案的完整与安全，所查档案一般不得外借出馆，如确需借出者，必须持个人工作证（或身份证），填写《档案外借审批表》，并由本单位负责人签字，经档案馆长同意，必要时报主管校长批准，必须按期归还。

六、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可。

七、已毕业的本校学生查阅本人的部分学业档案，应持本人工作证（或身份证）或单位介绍信办理查阅手续。

八、档案借出后，不得中途转借，若发现转借，或由此造成档案的丢失、损坏等后果，将根据有关规定给予当事人严肃处理，直至追究法律责任。

九、查阅人员应对所查档案的保密和安全负责，凡属于保密内容不准向无关人员透露，不准带至公共场所。若有泄露、遗失应立即报告，及时追查，并作出适当处理。

十、查阅人员要爱护档案，不得拆卷、涂改、划图、眉批、增删、抽页、剪裁、折叠和污损，违者视情节轻重予以处理。

十一、未经许可，任何人不得复印。违者视情节轻重予以处理。

十二、查阅和归还档案时，都应严格履行签字、登记、签销等手续，档案人员在收发时应仔细清点，核查无误后方可签收注销。

十三、凡需要摘抄的档案，档案人员应认真核对，严格把关，经馆长批准，方可盖章。

十四、港、澳、台人员和外国人查阅本馆档案，须按国家统一规定办理。

十五、本办法未尽事宜，由本馆随时修改补充。

十六、本办法自公布之日起实施。

汉口学院档案馆

 2020年1月1日