为迎接全校2020年本科教学工作评估，根据董事长的指示精神和学校评建工作安排，学校各单位在暑期集中开展教学合格评估与建设准备工作。在校评估中心的指导下，档案馆全体人员积极配合，全心投入，认真贯彻落实学校2019年暑假期间集中评建工作会议精神，做好暑期评建准备工作。

根据暑期评建工作安排，档案馆人员协助人力资源部进行全校人事档案的重新收集、整理和梳理工作，暑假工作共分为三个阶段进行。

第一阶段（7月1日-9日）档案馆应评估中心要求，和人力资源部进行了商讨，制定了《汉口学院机关直属单位上交人事档案的规范》和《汉口学院教学单位上交人事档案的规范》。7月9日，档案馆在全校行政管理群和教学管理群内下发《关于机关直属单位和教学单位上交人事档案的通知》，此通知详细阐述了上交人事档案材料的重要性、规范和要求，对人事档案提交的重要性、证件内容、其规格要求及常见问题说明等进行了想尽的列举。并给出了各单位人事档案清单、人事档案目录表、样表及证书复印样版。

第二阶段（7月10日-8月2日）档案馆指导并回答各单位关于上交材料格式规范要求的疑问，收取各个机关直属单位和教学单位教师个人档案材料，审核每位教师每份个人档案材料是否合规，将不合规的证件材料进行了解释说明并手动标注，要求相关负责人重新整理再次提交。对还未上交的单位进行了催缴，并要求其进行说明和时间节点的限定。 在材料的收取过程中，两个部门（科研处、图书馆）和三个院系（电子信息工程学院、智能制造学院、思政课部）严格按照要求，提交的资料完整齐备，大小合规，一次性通过。

第三阶段（8月2日-8月8日）统计已上交的各单位教师个人档案数量和未上交人数，核查未上交教师的情况说明书，特殊情况在开学之后进行催收，截止暑期结束，共收取校内机关直属单位154人个人档案，教学单位341人个人档案。除此之外，我们对需新建档的教职工人数进行统计，由人力资源部提供学校现有职工表（576人），我们将其与档案馆库房内已有人事档案表（1059人）进行匹配，核对统计出需剔除的离职人员（702人）和需新建档的教职工（219人）姓名及人数。

8月6日，档案馆负责人参加学校召开的职能部门观测点汇报会，学习领会各单位评建工作动态和好的工作方法。

暑期期间，档案馆较为圆满地完成了人事档案收录的前期工作，下一步将在开学后进行库内教师档案材料整体梳理、剔除和重建，将按照学校教职工工号编目，并对其个人信息表进行更新。为使档案管理工作更加规范，也为真正做到以评促建，以评促改的效果，档案馆在本学期会根据教育部《高等学校档案管理办法》的相关规定，计划对我校文件材料的归档范围重新进行划定，档案柜按标准实体类别分区，并建立分类标签。本学期档案馆将全力支持、配合牵头单位继续完成学校评建工作！