“档案”一词中，“档”是横木框档，即木架柜格；“案”古称案几，指长木板或长方形的小桌子，后来把处理一桩事件的有关文书叫“一案”。我国的档案在不同时期有着不同的称谓：商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉、魏以后为“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。

“档案"一词最早出自清代杨宾的《柳边纪略》一书。其第三卷载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰‘牌子’，以削木片若牌故也；存贮多年者曰‘档案’，曰‘档子’，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓‘牌子’‘档子’矣。”

《中华人民共和国档案法》将档案的定义表述为：“档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）将档案的定义表述为：“国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”