校内各单位：

为加强对学校档案的管理，使档案管理工作更加规范化、科学化，更好地服务学校各项工作，根据教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》的有关规定，按照《汉口学院档案管理规定》、《汉口学院档案实体分类实施细则》（汉口学院行字[2020]6号）等管理制度的要求，请各单位做好2024年度文件材料的归档工作。

一、归档范围 

各单位归档范围详见文件《关于做好汉口学院档案材料归档范围和保管期限的通知》，对于分类中出现的各种问题，请及时与档案馆联系。 

二、归档时间 

各单位将年度文件材料的纸质版及电子版按相关文件规定整理，填写并打印移交目录表（一式两份）、档案移交情况说明表（一式两份，移交时归档单位、接收人签字后各执一份）、备考表（一份），

各机关、直属单位今年向校档案馆移交档案的时间是2025年5月15日之前，

教学单位于2025年6月15日前提交至档案馆。

如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章。

三、归档流程

1. 为确保归档质量，档案馆工作人员根据各单位文书材料归档指导时间，直接到各单位办公现场协助各兼职档案员进行文书材料的顺号、盖档章、编订档号、目录清单的汇总、装订等事项。

2. 在对各单位进行归档指导之后，请于要求期限之内，将材料移交至档案馆验收，并履行移交手续。

3.   为使工作顺利开展，请各兼职档案员加入汉口学院档案管理QQ群186320996。各单位在完成2022年材料立卷后，主动做好本单位积存文件材料的清理、补档工作。对新补充的应归档文件材料，给予立卷单位考核加分评定。

四、考核评分

各单位档案材料归档情况按《汉口学院档案管理考核办法》进行考核评分。

五、联系方式

档案馆联系人：桂老师   联系电话：59410193   邮箱：hkxydag@163.com

汉口学院档案馆

 2025年4月14日